一張紙+一個象限圖讓問題變簡單(吉山勇樹)




问题
試著找到可以幫別人快速聚焦的方式

动机
也是上飛機前買的,被我拎去日本又拎回台灣家裡,因為重感冒拖了好久才提取orz (是說我家書還一大堆就是了)


总结

1.一切從先寫出來開始。把握現狀>設定目標>解決問題<利用畫一個十字的象限圖把問題明朗化

2.思考為何而做,就算是瑣碎雜務也有其目標&目的,掌握目標&目的之後,才知道工作何時結束,又該如何完成

3.時間自由的工作不需預留時間,預留只是浪費時間,但時間受制的工作則需要預留比想像中多一點的時間,避免突發狀況或意外以及後續修改等等。緊急度可由期限X交期來衡量,也可用難度X成效高低來衡量,細分緊急&重要項目。

4.把事情分成自己做得到跟做不到的,做得到的事情SOP化(下屬的工作也可要求SOP化,SOP能有效降低過度依賴單一員工的弊端,若是這個員工離職了,工作可能沒有人能馬上上手,反而很容易造成混亂)

5.理性X感性=心服口服,陳述客觀事實講究證據+提出自己的主觀意見表達感受,這兩個比例可以因應對應的人不同隨時調整。

說服X讓步可拉近彼此距離,但每個人的常識跟生活工作背景不同,不要對彼此的共同認知太有信心,不要含糊處理邀約或公事,牽涉到時間跟細節的一定要細心確認&處理。

6.按照場合跟case,分析對方扮演的角色,思考對方的性格&行為模式,也要確定自己的立場,利己X利他一起用,不要跟客戶對立

(跟客戶對立是拿不到單子的,要清楚知道自己特別跟對方耗是為了什麼,不要情緒用事)

扮演與對方相反的角色有時能夠互補,扮演與對方一致的角度則能得到共鳴(依狀況彈性調整)

7.無法達成對方要求時可加入第三要素來折衷,替代方案應附帶甜頭

8.用市場潛力X交易經驗,找出高潛力客戶,優先服務,老客戶不等於好顧客,還是有分成高潛力與低潛力的,跳脫業界偏見跟過去的習慣,除了照顧好高潛力的老客戶之外,也要積極尋找高潛力的新客戶

9.找出團隊內的隱形高牆(阻礙組織運作或是容易讓事情卡住的),不管是直接或間接的阻礙都找出來,先掌握現狀,並試著掌握一個月內就可以改善的部分,不需要急著整個翻盤或是重整

10.計畫性偷懶,工作上的新計畫與個人的新計畫可以搭配使用,公私相乘有時能相輔相成,自己要對自己負責,該休息就休息,盡可能保持良好狀態。

11.檢視自我溝通風格:議論/請教/靜觀/獨善。如果太在意上司&同事感受而壓抑自己想法不敢問,可以試著不要事事追求滿分,如果需要頻繁請教主管或同事要先跟對方預告,說明自己可能會打擾對方,此外詢問他人時,加一句:我認為......我覺得......試著傳達自己思考後的想法。

尊重自己X尊重別人=不卑不亢

12.進修前先找出能力落差>公司基本需求X公司專業需求跟自己個人的基本能力&個人專業能力之間的落差,進修時可優先把自己的基本能力跟公司基本需求&自己的專業能力&公司的專業需求間的空隙補起來,個人的基本能力與專業能力之間保持平衡就好。

以熱情X自信分類工作,從意願高的工作先做起,也要特別注意附加價值高的工作或進修。此外每個人的成長循環是不同的,須留意自己現在在哪一個階段:推動>有感(感覺進步&成就感)>衰退>危機(落後)

13.出手幫忙他人前,有先考量對方是否需要嗎?(同事間不要過度涉入他人的工作,上司應該是管理員工的表現而不是代替員工把事情做完,不要本末倒置)

14.徹底磨練基本技能
I.進步力
主體性 / 影響力 / 執行力
II.思考力
課題發現/計畫力/創造力
III.團隊合作能力
表達力/傾聽力/柔軟度/情況把握/紀律性/抗壓性
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